札幌市東区PTA連合会規約

■第１条【名称及び所在地】

本会は、札幌市東区ＰＴＡ連合会と称し、札幌市東区北18条東６丁目１－10札幌市立美香保小学校内に所在地を置く。

■第２条【構成】

本会は、札幌市東区（以下、区と称する）内に設置された市立幼稚園、市立小学校および市立中学校（以下、学校（幼稚園）と称する）のPTA（以下、単位PTAと称する）をもって構成する。

■第３条【目的】

本会は、区内の単位PTAの連絡協議をはかり、学校（幼稚園）教育、家庭教育、社会教育の充実振興に寄与することを目的とする。

■第４条【事業】

本会は、前条の目的を達成するために、次の事業を行う。

1. 区内の単位PTAの連携に関すること。
2. 学校（幼稚園）教育、家庭教育、社会教育に関すること。
3. 幼児、児童、生徒の健全育成に関すること。
4. 関係機関および団体などの連携や協力に関すること。
5. その他、必要な事項。

■第５条【役員】

本会に次の役員をおく。

1. 会長…１名
2. 副会長…若干名（内２名は、小中学校校長各１名）

■第６条【選任】

役員および会計監査は総会において選任する。

■第７条【任期】

本会の役員および会計監査の任期は、就任後第１回定期総会の終結時までとする。ただし、再任は妨げない。役員および会計監査に欠員が生じた場合は、役員会で補充することができる。ただし、任期は前任者の残任期間とする。

■第８条【任務】

本会の役員および会計監査の任務は次のとおりとする。

1. 会長は会務を統括する。
2. 副会長は会長を補佐し、会長に事故あるときは、あらかじめ役員会で定めた順序に従い代行する。
3. 役員は必要に応じて常設委員会の任務を補佐する。

■第９条【総会】

1. 総会は、本会の最高議決機関であり毎年５月に会長が召集する。
2. 総会は、単位PTAごとに会長、副会長（２名）事務局長またはその職務にあたる者、および校長または園長の５名をもって構成する。ただし、単位PTAごとに２名を限度として、他の職務につくPTA会員に委任することができる。
3. 総会は構成員の過半数の出席（委任状を含む）によって成立する。
4. 総会で議決を必要とする場合には、総会出席者の過半数の賛成を要する。
5. 総会を構成する者のうち三分の一以上の構成員から要請ある場合には、会長は臨時総会を招集しなければならない。なお、会長は、必要が生じた場合、理事会の承認を経て臨時総会を招集することができる。
6. 総会はつぎの事項を審議する。
   （１）決算および予算
   （２）事業の報告および計画
   （３）役員および会計監査の選任
   （４）規約と規程の改正
   （５）その他必要な事項

7. やむを得ない事情により招集不可能な場合は、Web総会や書面総会にて代用することができる。

■第１０条【役員会】

1. 本会に役員会をおく。
2. 役員会は会長が召集する。
3. 役員会は役員をもって構成し、必要と認めた者を出席させることができる。
4. 役員会は次の事項を審議する。
   （１）理事会における議案の作成
   （２）欠員役員および欠員会計監査の補充
   （３）札幌市PTA協議会その他の関係機関・関
   （４）団体との連携に関する事項
   （５）その他必要な事項

■第１１条【理事会】

1. 本会に理事会をおく。なお、理事会は総会に次ぐ議決機関である。
2. 理事会は会長が召集する。
3. 理事会は役員ならびに常設委員会の委員長各１名、副委員長各１名および事務局長をもって構成する。なお、会長は、理事会が必要と認めた者を出席させることができる。
4. 理事会は次の事項を審議する。
   （１）総会における議案の作成（ただし、第９条の第６項第３号を除く）
   （２）委員会の活動
   （３）予算の執行とその補正
   （４）常設されない委員会の設置
   （５）団体表彰の審議
   （６）諸規定の改廃に関する議案の作成
   （７）欠員役員・欠員会計監査および欠員代議員の補充の承認
   （８）その他必要な事項
5. 構成員の過半数の出席がなければ、理事会を開催することができない。
6. 理事会は、構成員の過半数の出席により成立し、その過半数の同意を経て可決する。ただし、第３項のなお書きに規定する出席者は議決に加わることができない。

■第１２条【委員会】

1. 本会に次の委員会を常設する。
   （１）研修委員会／子どもの健全育成を目的として会員の意識向上、地域社会との連携を図る。
   （２）広報委員会／PTA活動の活性化を図るため、情報交流と資料の収集、提供に努める。
   （３）総務委員会／本会の組織、運営を円滑にするための諸問題を集約し検討する。
2. 常設委員会には委員長（１名）、副委員長（１名）をおく。
3. 必要がある場合には、理事会の決するところにより、特定の事項に関する調査、研究等を行うための委員会をおくことができる。

■第１３条【会長会および副会長会、その他の部会】

1. 会長は、必要に応じて、単位PTAの会長を召集して、会長会を間催することができる。
2. 会長は、必要に応じて、単位PTAの副会長を召集して、副会長会を開催することができる。
3. 会長は、必要に応じて、幼稚園・小学校・中学校の部会その他の部会をおくことができる。

■第１４条【会計および会計監査】

1. 本会の運営のために、単位PTAからの会費、公的助成金、およびその他の収入をあてる。
2. 本会の会計年度は毎年４月１日に始まり３月３１日に終わる。
3. 会計を監査するために、会計監査２名をおく。

■第１５条【事務局】

1. 役員会のもとに事務局をおく。
2. 事務局は本会の書類・記録を保管する他に会長が必要と認めた物品を常備する。

■第１６条【事務局長および事務局員】

1. 事務局に事務局長をおき、必要な場合には事務局員をおくことができる。
2. 事務局長および事務局員の雇用規則は『札幌市Ｐ協・区Ｐ連事務局長および事務局員雇用内規』に準ずる。
3. 事務局長は庶務を処理し、会計・記録の任にあたる。
4. 事務局長に事故あるときは、補充されるまでの間、会長はその事務取扱者を選任することができる。
5. 事務局員は会長が選任する。

■第17条【個人情報の取扱い】

本会の活動を推進するために必要とされる個人情報の取得や利用、管理については「個人情報取扱規則」に定め適正に運用するものとする。

■第18条【設立年月日】

本会の設立年月日は昭和61年５月31日とする。

■第19条【細則】

本会の運営に必要な場合は、理事会の議を経て細則を設けることができる。

■附則

1. この規約は昭和６１年５月３１日から施行する。
2. この規約は平成４年５月９日から一部改正施行する。
3. この規約は平成４年５月９日から一部改正施行する。
4. この規約は平成１０年５月２５日から一部改正施行する。
5. この規約は平成１３年５月１９日から一部改正施行する。
6. この規約は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。
7. この規約は平成３０年５月１２日から一部改正施行する。
8. この規約は令和３年５月８日から一部改正施行する。

第１条

規約第６条にかかる役員と会計監査選考に関する規程を次のとおりに定める。

第２条

役員と会計監査の候補者を選考するために役員選考委員会をおく。

第３条

選考委員は、その構成員を事務局で集約し、理事会への報告を経たのち活動を開始するものとする。

第４条

役員選考委員会の構成は次のとおりとし、互選により委員長（１名）・副委員長（１名）を定める。単位PTA会長より２名、単位PTA副
会長より２名、理事会より１名（本会役員を除く）、合計５名を選出する。

第５条

１．委員会が総会に諮る候補者は次のとおはかりとする。
（１）会長：単位PTAの役員から１名
（２）副会長：単位PTAの役員から若干名　副会長候補者は、当該年度にＰＴＡ会員である他、以下のいずれかに該当しなければならない
① 単位ＰＴＡの役員
② 区Ｐ連の役員、理事あるいは単位ＰＴＡの会長、副会長経験者（但し、経験者の任期は１年とする）
（３）副会長：小学校長から１名と中学校長から１名
（４）会計監査：本会役員が所属する単位PTA以外の異なるPTAから２名
２．前項第１号と第２号の候補者は保護者をもってあてる。

・附則

1. この規程は昭和６１年５月３１日から施行する。
2. この規程は平成４年５月１９日から一部改正施行する。
3. この規程は平成１３年５月１９日から一郁改正施行する。
4. この規程は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。
5. この規程は平成２０年５月１０日から一部改正施行する。
6. この規程は平成３０年５月１２日から一部改正施行する。

第１条

規約第１４条にかかる会計の執行に関する規程を次のとおり定める。

第２条

会計担当の役員の指示により、日常の会計事務は事務局長が行う。

第３条

１回の支出が年度当初に定めた金額を超える場合は、予算の範囲内であっても、事務局長は、会長の許可を得て決済することを必要とする。

第４条

事務局長は、常時、会計帳簿等の記録を保管し、会長、会計担当役員あるいは会計監査の求めに応じて提出し、閲覧に供しなければならない。

第５条

会計帳簿の保管は５ヶ年とする。

第６条

特別会計について
（１）区Ｐ連周年事業積立金として、当年度の予算に宜計上し、収入とする。
（２）支出については、周年事業はもちろん、特別必要な事態が生じ、一般会計から支出が困難な場合に、理事会の承認を得て支出する。

・附則

1. この規程は平成１３年５月１９日から施行する。
2. この規程は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。
3. この規程は平成１３年５月１９日から一部改正施行する。

第１条

規約第１４条にかかる会計執行のうち、慶弔の支出に関する規程を次のとおり定める。

第２条

本会の役員、委員、会計監査、事務局長ならびに単位PTAの会長、副会長が死亡した場合には、弔電を送り弔意を表す。

第３条

前条のほかに必要な場合については、役員会の議を経て、前条に準ずる弔意を表すことができる。

・附則

1. この規程は平成１３年５月１９日から施行する。
2. この規程は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。

第１条

規約第１４条にかかる会計執行のうち、旅費の支出に関する規程を次のとおり定める。

第２条

旅費支出の対象は、次のとおりとする。
（１）東区Ｐ連主催の諸会議、諸行事は、各単位PTAにゆだねる。
（２）市Ｐ協、道P、日Ｐおよび関係機関、関係諸団体に、東区Ｐ連を代表して参加するものについては、予算の範囲内で助成する。
（３）宿泊を伴うものについては、宿泊費の支出について別途協議する。

第３条

第２条の第２項と第３項についての助成額は理事会で審議する。

・附則

1. この規程は平成４年３月１８日から施行する。
2. この規程は平成１３年５月１９日から一部改正施行する。
3. この規程は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。

第１条

表彰に関する規程を次のとおり定める。

第２条

本会は、顕著な活動をした単位PTAを団体として表彰することができる。

第３条

総務委員会は、団体を表彰候補として推薦し、理事会で表彰の可否を決定する。

第４条

会長は、表彰の決定を当該団体に伝え、受諾の意思を確認する。なお、表彰が受諾されなくても補充しない。

・附則

1. この規程は平成１３年５月１９日から施行する。
2. この規程は平成１５年５月１８日から一部改正施行する。

《◎印は市Ｐ協、表彰の抜粋である》

1. この内規は、平成２年４月１０日から実施する。
2. この内規は、平成４年３月１８日から改正実施する。
3. この内規は、平成１３年５月１９日から改正実施する。
4. この内規は、平成１５年５月１８日から改正実施する。

第１条

札幌市PTA協議会代議員

1. 札幌市PTA協議会（以下市Ｐ協という）代議員は各区から７名によって構成される。
2. 代議員は、市Ｐ協総会、臨時総会に出席する。
3. 東区PTA連合会代議員は、副会長から７名により構成される。
4. この細則は平成２０年５月１０目より施行する。

(目的)

第１条　

札幌市東区ＰＴＡ連合会(以下、「本会」という)が保有する個人情報の適正な取扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、東区ＰＴＡ連合会役員名簿・理事名簿・常設委員名簿・単位ＰＴＡ役員名簿などの各種名簿や事業などの記録・写真及びその他の個人情報データベース(以下、「個人情報データース」という)の取扱いについて定めるものとする。

(責務)

第２条

本会は、個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、ＰＴＡ活動において個人情報の保護に努めるものとする。

(管理者)

第３条　

本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。

(取扱者)

第４条　

本会における個人情報データベース取扱者は、役員・理事・事務局とする。

(秘密保持義務)

第５条　

個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(収集方法)

第６条　

本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。

(周知)

第７条　

個人情報取扱いの方法は、総会資料や広報紙等で会員に周知する。

(利用)

第８条　

取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。

(1) ＰＴＡの集金業務、管理業務等

(2) その他の文書の送付

(3) 役員・理事・常設委員・事務局等の名簿の作成

(4) 委員選出、並びに役員等の推薦活動

(5) 広報紙、会報誌、ＰＴＡホームページへの掲載

(利用目的による制限)

第９条　

本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

(管理)

第10条　

個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

(保管及び持ち出し等)

第11条　

個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。

(第三者提供の制限)

第12条　

個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合

(3) 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合

(4) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(第三者提供に係る記録の作成等)

第13条　

本会は、個人情報を第三者（第１２条第1号から第4号の場合を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

(1) 第三者の氏名

(2) 提供する対象者の氏名

(3) 提供する情報の項目

(4) 対象者の同意を得ている旨

(第三者提供を受ける際の確認等)

第14条　

第三者(第１２条第１号から第４号の場合を除く)から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。

(1) 第三者の氏名

(2) 第三者が個人倩報を取得した経緯

(3) 提供を受ける対象者の氏名

(4) 提供を受ける情報の項目

(5) 対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)

(情報の開示)

第15条　

本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。

(漏えい時等の対応)

第16条　

個人情報データベースを漏えい等（紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。

(研修)

第17条　

本会は、役員・理事・常設委員・事務局に対して、定期的に、個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。

(苦情の処理)

第18条　

本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(改正)

第19条　

法令の改正または実務上の不備が発生した場合は､理事会において協議し承認をもって改定すること

ができる｡なお､本規則を改定した場合は､第７条に定める周知方法をもって会員へ周知するものとする｡

附則　本規則は、平成30年5月12日より施行する。